¿Cómo se deberían llevar a cabo las tormentas de ideas?
Las tormentas de ideas (o brainstormings en inglés) constituyen una manera eficaz de aportar el máximo de soluciones a un problema o a una serie de problemas que, los tengamos en cuenta o no, pueden estar dándose en una empresa. De hecho, justamente buscan, con honestidad, la revisión de la calidad de la empresa en el máximo de parámetros de manera que, al terminar su desarrollo, se hayan conseguido las soluciones óptimas o más aproximadas al óptimo de entre las posibles opciones.
Lo importante en las brainstormings es el resultado, por supuesto: es decir, la mejora o mejoras que nos vayan a aportar. Pero, es importante no olvidar que, además, pretenden aumentar el ambiente participativo dentro de la estructura empresarial y, por tanto, se deben llevar a cabo con la psicología y eficiencia necesarias.
Pero, para empezar, hay que tener claro que la calidad ha de ser primordial y que la cantidad es necesaria.
Previos a la búsqueda de soluciones
Si trabajamos en un mercado muy competitivo, probablemente los previos a la búsqueda de soluciones tendrán mucho que ver con los parámetros que deseemos mejorar respecto a nuestros competidores, pues serán los que determinen los puntos de referencia a analizar: se analizarán aquellos puntos que supongan un problema para nuestra empresa frente a nuestra competencia en el mercado que compartimos. Y, para conseguir conocer en qué son mejores, deberemos averiguar de ellos, bien sea a través de páginas específicas de datos (comprados, normalmente) o bien a través de lo que publiquen (eventos, etc.) o de lo que podamos conseguir mediante compras y otros tipos de accesos a sus resultados. Se tratará de saber por qué tienen una mejor aceptación en el mercado.
Es interesante, también, poder conocer sus datos a través de colaboraciones o bien mediante relaciones con miembros de la/s empresa/s (comerciales y otros de fácil acceso), pues suelen ser datos bastante fiables si las relaciones entre comerciales son buenas (algo no tan inaudito). Por ejemplo: procurar la asistencia a networkings, por parte de nuestros comerciales y los suyos, es una buena forma de presentarlos (si aún no se conocen) y de que desarrollen una amistad interesada. Aunque podamos temer que se conozcan, es algo que podemos convertir en algo beneficioso y, muchas veces, es inevitable…
Los estudios de mercado, en todo caso, son imprescindibles.
A partir de aquí, además de conocer qué debemos mejorar, bien sea analizando nuestra competencia y/o bien por nuestras necesidades de mejora continua, se establecerán los puntos concretos a plantear para desarrollar nuestras tormentas de ideas.
Además de conocer qué debemos mejorar, bien sea analizando nuestra competencia y/o bien por nuestras necesidades de mejora continua, se establecerán los puntos concretos a plantear para desarrollar nuestras tormentas de ideas.
Entonces, sin complejos, analizaremos nuestra compañía bajo esa serie de parámetros (los que estipulemos). Se escribirán en un pizarra electrónica o, mejor si cabe, en un soporte en la nube en el que quienes participen en el análisis inicial puedan acceder a ver el resultado plasmado y, en cada momento, vayan agregando o quitando cuestiones que consideren.
Para llevar a cabo las brainstormings, las tormentas de ideas, otro previo es establecer qué miembros de la empresa participarán (idealmente, todos/as) y dentro de qué grupos les colocaremos (interdepartamentales, departamentales y, finalmente, el grupo total de los participantes).
Los gráficos en las brainstormings
Uno de los criterios o formas de desarrollar las brainstormings es tener en cuenta que resultará capital poder expresar gráficamente todo lo que vayamos a analizar (el máximo posible) así como todo lo que vayamos consiguiendo, bien sea a través de fotos, gráficos, diagramas, etcétera. En la nube, iremos desarrollando borradores y conclusiones graficas (no solamente lo escrito).
Pautar los problemas
Así pues, tendremos pautados los problemas sobre los que desearemos las soluciones que deseamos obtener de la tormenta de ideas y uno por uno, cada problema. Sobre ellos, iremos pensando en soluciones, sin menospreciar ninguna: ni las que aporten los altos cargos, ni los intermedios ni los menores. La creatividad y la analítica de cada miembro de la empresa puede ser una sorpresa interesante y una solución mejorada respecto a las demás. Es el valor de las ideas de los empleados de una empresa…
Tormenta de ideas individual
Comenzaremos con las tormentas de ideas individuales, de cada uno/a de los participantes. Es decir: cada cual, previamente, habrá escrito los problemas y las soluciones que se le hayan ocurrido, por muy alocadas que sean, en el apartado que le hayamos habilitado (idealmente, como he dicho, en un soporte en la nube).
Grupos de discusión de la brainstorming
Y, antes de la reunión de la empresa al completo, se harán reuniones menores, por grupos. Éstos pueden ser solamente departamentales (los propios de un departamento como ventas, marketing, desarrollo de producto, etc.). Pero, es interesante que también se creen grupos interdepartamentales que mezclen los miembros de cada grupo porque, no solo aumentarán las ideas sino que su calidad puede tomar matices diferentes y es fundamental que sean ideas creativas y factibles. Para ello, considerar las propuestas de cada miembro desde su punto de vista departamental puede mejorar esta circunstancia.
Categorizar las ideas de entre la tormenta
Una vez tengamos todas las propuestas de soluciones, es primordial separarlas en categorías. De este modo, la perspectiva gráfica de las mismas se puede mejorar y, además, promoverá con mayor facilidad la sustracción de las que sean mayormente aceptadas o rechazadas. Esto, claramente, se llevará a cabo por el grupo total de los que participen en la brainstorming, pues hasta este punto, se deberán aportar el máximo de ideas.
¿Podemos agregar algo más?
Una vez tengamos enfrente soluciones aportadas, por categorías, sobre las más aceptadas… ¿podemos agregar algo a alguna de esas ideas? ¿Podemos preguntar o proponer algo más? Deberíamos, de ser posible. Y una vez hecho esto…
Reflexión individual
Uno por uno iremos aportando nuestra reflexión individual sobre las ideas más aceptadas, ya cuestionadas y pulidas. Por supuesto, llevará tiempo, pero sobre el mismo criterio, cuando ya hemos obtenido todo tipo de ideas, múltiples ideas, queremos que en este punto nadie se corte y se sienta libre de cuestionarlo, aunque estemos ya todos participando en la tormenta de ideas. Esto requiere de mucha psicología por parte de los altos cargos (los egos no van a ayudar en este punto de la brainstorming), así como de los intermedios. Por ello, en muchas ocasiones, hará falta que sean conducidas por alguien ajeno a la empresa que vaya preguntando, uno por uno, y no permita un silencio.
En muchas ocasiones, hará falta que sean conducidas por alguien ajeno a la empresa que vaya preguntando, uno por uno, y no permita un silencio.
Votación
Llega el punto de la votación de las ideas que han quedado seleccionadas como mejores, como más factibles e interesantes, sean innovadoras o clásicas.
Aquí se podrían utilizar sistemas de votación anónimos o públicos y rudimentarios (con las papeletas) o a través de plataformas online.
Brainstormings periódicas
Una vez hecha una tormenta de ideas, es fácil comprobar lo útiles que resultan y se entiende que se deberían contar con brainstormings periódicas, bien sea cada semestre o cada año, dependiendo de qué se desee mejorar.
En cualquier caso, probablemente se repetirán cada tanto, en función de qué tipo de empresa sea, el tipo de mercado en el que compita o el tipo de desarrollos y/o productos o servicios que ofrezcan. Asimismo, con ellas aumentarán el conocimiento de sus empleados, las relaciones entre departamentos, tanto dentro como entre los diferentes con lo que cuente, la productividad, las causas de los problemas,… todos los beneficios que aportan las tormentas que, como podrán comprobar quienes quieran hacerlas como se debe (y no por encimita), serán muchísimos.
Si te ha gustado la entrada, por favor, no dudes en compartirla. Seguro que, compartiéndola, ayudarás a mejorar las relaciones dentro de tu empresa y mejorarán tus condiciones en ella, además de favorecer a la optimización de las relaciones dentro de tu mercado.
Brainstorming Empresarial | Por Carmen Nikol
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